Todas las personas naturales o jurídicas obligadas a emitir factura electrónica en Colombia, están igualmente obligados a surtir el proceso de validación previa de la misma.

Con la nueva reforma tributaria del año 2018, se estableció la obligación del proceso de validación previa, y quedó prescrito el proceso de validación como lo establecía la ley 1819 de 2016.

Según esto debemos entender que desde el año 2019, toda factura electrónica solo será válida cuando haya cumplido un proceso que consiste, en que la factura debe pasar antes por la DIAN o por un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, para que su contenido sea “validado”

La validación previa se determinó en la ley 1943 de 2018, también conocida como la ley de financiamiento, la cual modificó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario Nacional en su parágrafo 1. en donde quedó establecido que:

Todas las facturas electrónicas para su reconocimiento tributario deberán ser validadas previo a su expedición, por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN o por un proveedor autorizado por ésta.

La factura electrónica sólo se entenderá expedida cuando sea validada y entregada al adquirente. 

Para que esto se cumpla realmente, los proveedores tecnológicos, debieron hacer adaptaciones para que el software de facturación enviara la factura a la DIAN previamente.

De igual manera debieron emplear mecanismos de contingencia, para cuando existan dificultades de razón tecnológica para hacer la validación previa, de manera que las facturas sean recibidas por la DIAN con un máximo de 48 horas después de emitidas, una vez se superen los inconveninetes tecnológicos.

Cuando no sea posible llevarse a cabo la validación previa de la factura electrónica, por razones tecnológicas atribuibles a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o atribuibles a un proveedor autorizado, el obligado a facturar está facultado por la norma, para entregar al adquirente la factura electrónica sin validación previa, en estos casos, la factura se entenderá expedida.

Igualmente el estatuto tributario menciona que:

1. En todos los casos, la responsabilidad de la entrega de la factura electrónica para su validación y la entrega al adquiriente una vez validada, corresponde al obligado a facturar.

2. Los proveedores autorizados deberán transmitir a la Administración Tributaria las facturas electrónicas que validen.

3. La validación de las facturas electrónicas de que trata este parágrafo no excluye las amplias facultades de fiscalización y control de la Administración Tributaria

Tenga en cuenta que, si su empresa quiere contratar alguno de los proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN, usted deberá consultar las resoluciones expedidas por la entidad, en donde se encuentren consagradas las autorizaciones de proveedores tecnológicos y revisar las listas publicadas.

Entiéndase como “proveedor tecnológico”, una persona natural o jurídica acreditada por la DIAN para prestar los servicios de expedición, recibo, rechazo y conservación de la factura electrónica.

El 21 de febrero de este año la DIAN lanzó su programa piloto de validación previa, haciendo mejoras al proceso en términos de eficiencia.